Должностная инструкция желательна или обязательна?

Трудовой кодекс РФ вообще не содержит упоминаний о должностных инструкциях работников и их отсутствие не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Однако уж слишком часто этот термин звучит в арбитражном суде. В каких случаях стороны споров обращаются к этому необязательному документу, мы и попытаемся выяснить.

В том числе и благодаря должностным инструкциям организациям удалось отстоять экономическую обоснованность расходов на мобильную связь без счетов телефонных станций с представлением всех номеров абонентов, перечня стран, дат, конкретных телефонов, наименованием фирм, с которыми велись переговоры.

ФАС МО в Постановлениях от 16.07.2007 N КА-А40/5441-07 и от 07.02.2007N КА-А40/113-07 решил, что ни налоговое законодательство, ни законодательство РФ о связи, ни законодательство РФ о бухгалтерском учете не содержат требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получение детализированных счетов и составление отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль

Обоснованность расходов и вычета налога на прибыль была подтверждена организациями копиями должностных инструкций сотрудников и копиями приказов по организации.

О должностных инструкциях вспоминают, когда пытаются обосновать приобретение проездных билетов на городской транспорт для своих сотрудников (Постановления ФАС МО от 29.01.2007 N КА-А40/13892-06 и от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08), пользование Интернетом (Постановление ФАС МО от 25.01.2007 N КА-А40/13043-06), участие в международном симпозиуме (Постановление ФАС МО от 02.08.2006 N КА-А40/7139-06).

ФАС МО в Постановленииот 24.01.2008 N КА-А40/14391-07 признал обоснованными расходы организации на обучение главбуха английскому языку. Ведь обязанность по повышению квалификации у него указана в должностной инструкции. А потребность в таких знаниях была связана с отсутствием в штате переводчика, а также необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности

Пришлось организациям ворошить должностные инструкции своих работников, чтобы доказать обоснованность расходов на услуги сторонней организации по производственно-хозяйственному менеджменту (Постановление ФАС СЗО от 16.08.2007 N А26-8439/2006-217), выплату премий работникам (Постановление ФАС СЗО от 13.08.2007 N А56-58520/2005) и даже для определения размера пособия по беременности и родам (Постановление ФАС СЗО от 09.08.2007 N А26-7761/2006-25).

ФАС ДО в Постановлении от 20.10.2008 N Ф03-4504/2008 решил, что доведенная магазином до сведения под роспись продавцу должностная инструкция является свидетельством того, что при той степени заботливости и осмотрительности, какая требовалась магазину, он принял все зависящие от него меры для соблюдения законодательства, регулирующего оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Суд решил, что оснований для того, чтобы магазин штрафовать за продажу продавцом спиртных напитков несовершеннолетнему ребенку, в этом случае нет.

ФАС МО в Постановлении от 26.10.2007 N КГ-А41/7382-07 дал подрядчику надежду на выигрыш дела в ситуации, когда у генерального директора заказчика не оказалось полномочий по подписанию акта о приемке выполненных работ. Суд решил, что необходимо исследовать, какие должностные обязанности вменялись генеральному директору в соответствии с его должностной инструкцией.

Да что там говорить, даже, когда заместитель начальника ИФНС принял решение о наложении на организацию административного штрафа, ФАС СКО изучал его должностную инструкцию на предмет таких полномочий (Постановление от 30.07.2007 N Ф08-4641/2007-1793А).

Для тех, кого вышеназванные примеры убедили в необходимости наличия инструкций, Федеральная служба по труду и занятости в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 сообщила, что основой для их разработки служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.

Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.

Ведь она необходима как в интересах работодателя, так и работника.

Аргументы при этом приводятся следующие: отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Кстати, про должностную инструкцию вспоминают, когда хотят привлечь работника к дисциплинарной или материальной ответственности. И тут она становится неоценимым помощником.

Однако самим работникам без должностной инструкции живется значительно вольготнее. Ведь без нее, как говорится, они за все болеют, но ни за что не отвечают.

Да и все та же арбитражная практика подтверждает, что без этого документа вполне можно обойтись.

Налоговые инспекции требуют, чтобы в должностных инструкциях главных бухгалтеров была упомянута обязанность по подписанию счетов-фактур. Однако ФАС МО в Постановлении от 25.09.2006 N КА-А40/9117-06 решил, что это требование является необоснованным.

Тот же суд в Постановлении от 26.09.2008 N КА-А40/4562-08 решил, что отсутствие должностных инструкций работников организации, содержащих сведения о необходимости использования сети телекоммуникационной связи в служебных целях, не может являться основанием, свидетельствующим о том, что у организации отсутствует необходимость в доступе к этим каналам.

17 арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 08.10.2008 N 17АП-7205/2008-АК не принял во внимание тот факт, что до продажи алкогольной продукции несовершеннолетнему покупателю организация ознакомила продавца с его должностной инструкцией, так как данный документ не является доказательством, свидетельствующим о принятии организацией достаточных мер по соблюдению действующего законодательства, поскольку контроль за соблюдением продавцами требований законодательства работодателем не осуществлялся.

Одна организация, чтобы не давать повод налоговикам к придиркам по поводу тех или иных положений должностных инструкций, вообще их по требованию налоговой инспекции не предъявила.

Попытки привлечь за это организацию к налоговой ответственности пресек ФАС МО. В своем Постановлении от 01.09.2008 N КА-А40/7739-08-П он решил, что согласно ст. 31, 32 НК РФ у налогового органа нет права запрашивать такие документы, как не имеющие отношения к исчислению и уплате налогов.

Впрочем, есть ситуации, когда в наличии должностной инструкции оказались заинтересованы обе стороны трудовых отношений.

ФАС ДО в Постановлении от 13.10.2008 N Ф03-4310/2008 рассмотрел случай, когда Пенсионный фонд РФ посчитал необоснованным назначение медсестре льготной пенсии по причине того, что она не была занята обслуживанием больных в течение полного рабочего дня. И только на основании Источник публикации

Документ опубликован не был

Примечание к документу

Название документа

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС ДАЛЬНЕВОСТОЧНОГО ОКРУГА от 20.10.2008 N Ф03-4504/2008 по делу N А51-3827/20088-110

Является незаконным постановление о привлечении к административной ответственности по части 3 статьи 14.16 КоАП РФ за нарушение правил продажи алкогольной продукции, если налоговый орган не доказал факт реализации работником ответчика алкогольной продукции несовершеннолетнему покупателю.

var activeObj = document.all['fr_tb0']; должностной инструкции суд установил, что время обслуживания больных на дому также является временем выполнения работ, производимых с целью обеспечения основных трудовых функций.

Материальная помощь

Когда листаешь десятки дел по одной и той же тематике, то начинает просматриваться какой-то единый подход, который применяет большинство арбитражных судов.

С выдачей материальной помощи не просматривается ничего. Это свидетельствует лишь о том, что с точки зрения налоговых последствий выдавать ее нужно крайне осмотрительно

Помощь к отпуску

В некоторых организациях предусмотрена выплата работникам материальной помощи при уходе в отпуск.

На вопрос о налогообложении этих выплат ответил Минфин РФ Письмом от 20.02. 2008 N 03-03-06/1/120, в котором он сослался на п. 23 ст. 270 НК РФ, которым установлено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде сумм материальной помощи работникам.

Поскольку перечень видов материальной помощи в данном пункте является открытым, то, по мнению финансового ведомства, расходы в виде сумм материальной помощи, предоставляемой работникам к отпуску, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

В этом письме смущает только то, зачем организация с таким вопросом обратилась в Минфин РФ, когда ответ на него, казалось бы, лежит на поверхности. Да и данная позиция финансового ведомства подтверждалась еще письмами от 14.03.2003 N 04-04-04/24 и от 01.03.2005 N 03-02-07/1-54.

Дело в том, что проблема с выдачей материальной помощи к отпуску значительно глубже.

Нередко на местах налоговые органы считают, что поскольку такие выплаты регламентированы коллективным договором и гарантированы наравне с другими вознаграждениями, а рассчитываются они в зависимости от тарифной ставки работника или его оклада, то материальная помощь в данной ситуации является фактически элементом оплаты труда, на которую следует начислить ЕСН.

С мнением налоговиков согласился ФАС Волго-Вятского округа, который в Постановлении от 15.09. 2005 N А82-7994/2004-27 решил, что материальная помощь к отпуску по своей сути является выплатой, непосредственно связанной с выполнением трудовых функций и получением дохода, входит в установленную на предприятии систему оплаты труда и подлежит отнесению на затраты при исчислении налога на прибыль.

Кроме того, суд решил, что перечень расходов, включенных в оплату труда, приведенный в ст.255 ТК РФ, не является исчерпывающим, а эта выплата соответствует понятию оплаты труда, данному в ст. 129 ТК РФ.

Аналогичное решение вынес и ФАС Уральского округа в Постановлении от 18.09.2007 N Ф09-7207/07-С2, когда решил, что материальная помощь, выплачиваемая регулярно, на основании приказов руководителя, не имеет социальный и единовременный характер, и фактически является обязательным элементом системы оплаты труда.

На этом основании организации был также доначислен ЕСН.

Разумеется, что после таких побед придирки налоговиков к материальной помощи, выплачиваемой работникам к отпуску, стали массовым явлением.

Справедливости ради следует сказать, что большинство судов не разделяет позицию налоговых органов.

Так ФАС Московского округа в Постановлениях от 19.10.2006 N КА-А41/10271-06 и от 16.05.2008 N КА-А41/3995-08 решил, что выплата материальной помощи подпадает под действие п.23 ст.270 НК РФ и п.3 ст.236 НК РФ, поэтому не подлежит включению в налоговую базу при исчислении ЕСН.

Аналогичный вывод содержится и в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.12.2007 N А74-1491/07-Ф02-9468/07.

Показательным в этом вопросе, пожалуй, является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2007 N А13-2979/2007. В нем ОАО «РЖД» доказало, что материальная помощь работникам, предусмотренная коллективным договором, все же имеет социальный характер.

Ведь согласно Положению об оказании материальной помощи работникам (приложение к коллективному договору), материальная помощь к отпуску оказывается при возникновении у работника потребности в медицинском лечении и в целях создания при уходе работника в периодический отпуск благоприятных условий для отдыха и восстановления здоровья.

В этом же документе сказано, что оказание материальной помощи введено в целях повышения престижности и закрепления квалифицированных кадров на дороге, а также в целях установления единого подхода по социальной поддержке жизненного уровня для восстановления трудоспособности работников дороги.

Не лишним аргументом в споре оказалось и Письмо Минфина РФ от 19.04.2007 N 03-04-06-02/83, направленное в адрес ОАО «РЖД» на его запрос, в котором финансовое ведомство сообщило, что на основании п.23 ст. 270 НК РФ суммы материальной помощи к отпуску не включаются в базу, облагаемую ЕСН.

Судьи решили, что такой вывод соответствует и сложившейся судебно-арбитражной практике (Постановления ВАС РФ от 20.03.2007 N 13342/06, от 03.07.2007 N 1441/07).Источник публикации

Документ опубликован не был

Примечание к документу

Название документа

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ДЕВЯТОГО АРБИТРАЖНОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА от 02.04.2008 N 09АП-2826/2008-АК по делу N А40-59215/07-129-352

Освобождаются от налогообложения суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

var activeObj = document.all['fr_tb0'];