Документальное оформление и учет кассовых операций.

Денежные средства-наличные деньги и денежные документы находящиеся в кассе организации номинированные как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.

Нормативно-правовым документом регулирующими порядок ведения кассовых операций является: постановление от 29.03.2011 № 107 - Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Кассовые операции - это операции юридических лиц, подразделений, ИП между собой, с банком и с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.

Кассовые операции осуществляет кассир. Он является должностным лицом с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им денежных средств.

Для приёма, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу.

Поступившую наличную выручку можно расходовать без получения разрешения банка на следующие цели:

- на выплату авансов и заработной платы, а также отпускных;

- на выплату различных пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.);

- на выплаты по гражданско-правовым договорам, заключение которых связано с осуществляемой организацией деятельностью;

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные расходы, необходимые для нормального функционирования организации (на горюче-смазочные материалы, канцелярские товары, нормативно-справочную литературу, необходимую для осуществления хозяйственной деятельности, и т.д.);

- на иные цели, в которых есть производственная необходимость.

Вместе с тем организации не имеют права расходовать наличные денежные средства из выручки в следующих случаях:

· при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства организации, находящиеся на ее текущих (расчетных) банковских счетах;

· при приостановлении операций по текущим (расчетным) банковским счетам;

· при наличии картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок»;

· если организация находится в стадии ликвидации.

Кроме того, при выплате наличных денежных средств из выручки должны соблюдаться ограничения, установленные законодательством.

Организации не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов, поэтому в организациях должен быть разработан порядок и сроки сдачи полученной выручки в банковское учреждение. Организации самостоятельно определяют (в приказе руководителя организации) порядок и сроки сдачи выручки. При этом сроки сдачи выручки устанавливаются не реже 1 раза в 7 календарных дней.

В случае изменения объемов кассовых оборотов или по иным причинам порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены (по решению руководителя организации).

Установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров сообщаются обслуживающему банку в сроки, определенные договором между организацией и обслуживающим банком.

Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографическим номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности, которые регистрируются и об использовании которых отчитываются перед Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.

Приходный кассовый ордер состоит из корешка и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в 1 экземпляре. Вторая часть приходного кассового ордера – квитанция - является отрывной частью и служит оправдательным документом для лица внесшего деньги в кассу. Квитанция подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается лицу, сдающему деньги, а корешок со штампом получено прилагается к кассовому отчету кассира.

Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2). При массовых выплатах денег физическим лицам оформляются платежные ведомости на которых проставляется штамп с реквизитами РКО. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При получении денег получатель сам указывает сумму денежных средств, дату получения, подпись.

В расходном кассовом ордере указывается документ удостоверяющий личность получателя.

Все кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии, в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №КО-3).

Операции по движению денежных средств отражаются в кассовой книге (форма № КО-4).Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество пронумерованных листов указываются на опечатке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу осуществляет кассир ежедневно в 2-х экземплярах через копировальную бумагу на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу за день, выводит остаток.

Кассовая книга является регистром хронологической регистрации операций с денежными средствами. Второй экземпляр является отрывным и вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию для проверки, обработки и утверждения.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, по кредиту – списание. Остаток только дебетовый или равняется нулю и показывает наличие денежных средств в кассе на конец дня.

Содержание операций Дебет Кредит
Получены деньги с расчетного (валютного) счета 51(52)
Поступила выручка от реализации товаров, работ, услуг
Поступила выручка в кассу от реализации основных средств и прочих активов
Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы
Погашена задолженность по товарам проданным в кредит 76/6
Погашена задолженность по недостачам, хищениям 73/2
Внесены денежные взносы в уставной фонд (80)75/1
Сданы из кассы денежные средства для зачисления на расчетный (валютный) счет 51(52)
Сдана из кассы выручка в отделение связи, инкассатору, вечевую кассу банка в последний день месяца · сумма выручки · почтовый сбор · НДС с почтового сбора 26(44)
Выплачена из кассы заработная плата
Выдана из кассы подотчетные суммы работникам

Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по каждому кассиру на основании отчетов кассира с приложенными документами. В журнале-ордере №1 и ведомости №1.Журнал-ордер ведется по Кт 50 счета в Дт разных счетов, а ведомость по Дт 50 счета в Кт разных счетов.

Не реже одного раза в квартал должна проводится внезапная инвентаризация кассы, денежных средств и денежных документов. При инвентаризации кассы комиссия назначается руководителем, составляется акт инвентаризации денежных средств. В нём указывается фактические остатки денег и учетные данные, факты выявленных при проверке излишек и недостач, объяснения кассира о выявленных расхождениях. Реквизиты инвентаризации в бухгалтерском учете отражают следующим образом:

1. выявленные излишки денежных средств в кассе: Дт 50 Кт 90

2. выявленные недостачи денежных средств и денежных документов: Дт 94 Кт 50

Исполнение кассовой дисциплины контролируется со стороны банковских учреждений, а также инспекцией Министерства по налогам и сборам.